La Gestión de Proyecto es la disciplina que guía e integra los procesos de planificar, captar, dinamizar, organizar talentos y administrar recursos, con el fin de culminar todo el trabajo requerido para desarrollar un proyecto y cumplir con el alcance, dentro de límites de tiempo, y costo definidos.
La Planificación Estratégica no es más que establecer objetivos y escoger el medio más apropiado para el logro de los mismos antes de emprender la acción. Implica además un proceso de toma de decisiones, un proceso de previsión, visualización (representación del futuro deseado) y de predeterminación (tomar acciones para lograr el concepto de adivinar el futuro).
Mediante metodologías, técnicas y herramientas de soporte; como el PMI (Project Management Institute), sus principales objetivos son:
§ Formular estándares profesionales en Gestión de Proyectos.
§ Generar conocimiento a través de la investigación.
§ Promover la Gestión de Proyectos como profesión a través de sus programas de certificación.
Las actividades a realizar antes de que comience el proyecto, se detallan a continuación:
1. Definición de las actividades.
2. Asignación de recursos incluyendo el responsable del trabajo.
3. Determinar los recursos necesarios tanto de efectivo como humanos.
4. Hacer pedido de los materiales como del talento humano que serán necesarios en cada actividad.
5. Dar seguimiento a la adquisición de los recursos.
6. Secuencia clara de las actividades a realizar.
Al implementar las técnicas de gestión de proyecto durante la ejecución de una nueva actividad, organizar el trabajo para equilibrar el cumplimiento de todas esas restricciones, si es viable, por lo que esta metodología nos ayuda a:
ü Establece qué hacer
ü Guía y orientación de los pasos a seguir
ü Documentación estandarizada
ü Proyectos más previsibles
ü Evita la omisión de acciones
ü Permite enfocarse en la comunicación
Gestión de Proyecto en Telefónica
La implementación de esta metodología dentro de la organización es fundamental para el cumplimiento de proyectos, en donde la Planificación y Ejecución son dinámicas entre ellas y se retroalimentan, en vez de ser etapas paralelas o continuas.
Fijando objetivos globales más allá de las visiones particulares de cada grupo, departamento o área, el cual colabora con el cumplimiento de las metas de la organización.
Beneficios de la Gestión de Proyectos en la Organización
1 | Posibilita respuesta rápida a demandas cambiantes: Proporciona la capacidad para adaptarse al cambio y manejar dicho cambio. | 7 | Maneja presupuestos generales y costes de toda la organización. |
2 | Maximiza la capacidad de la organización: Consigue más con menor coste. | 8 | Permite aprender de las lecciones pasadas. |
3 | Coordina los diferentes recursos internos y externos. | 9 | Permite identificar los riesgos y problemas en fase temprana, permitiendo que se diseñen acciones correctivas a tiempo. |
4 | Aporta una visión de conjunto y mejora la comunicación en la empresa. | 10 | Aporta una visión centrada en el cliente. |
5 | Fija objetivos globales más allá de las visiones particulares de cada grupo, departamento o área. | 11 | Proporciona información a la Gerencia y reduce la necesidad de que todos los miembros del equipo estén realizando informes constantemente. |
6 | Permite marcar prioridades dentro de las distintas acciones pendientes. | 12 | Asegura la calidad. |
Por eso en Telefonica se implemento BRAVO! , el plan estratégico global del grupo para 2010, 2011 y 2012, que está dando lugar a una evolución que está permitiendo mantener una senda de crecimiento y liderar el mercado.
El programa se articula en cuatro pilares: Cliente, Ofertas, Plataformas y Cultura, gracias a los cuales el programa obtiene una profundidad operativa. Arranca del cliente, se implementa en las plataformas (red, sistemas y procesos) y se evidencia en la oferta con profesionales motivados e ilusionados.
La comunicación ha sido una herramienta imprescindible del Programa pues a través de todos los canales de comunicación ha llegado a todos los profesionales de la compañía el espíritu BRAVO!.
En conclusión además de las responsabilidades de análisis y diseño de sistemas, los analistas de sistemas asumen con frecuencia el papel de directores de proyectos. Una mala gestión de proyectos desemboca a menudo en la no definición de necesidades de usuario final, en excesos de costos y en retrasos en la entrega de los proyectos. Las causas de estos problemas pueden ser omisiones realizadas durante el desarrollo de sistemas, definición imprecisa de objetivos, estimaciones de costos prematuras, deficientes técnicas de estimación, mala gestión de tiempo y falta de liderazgo . Es responsabilidad del analista de sistema evitar estos errores y llevar a buen término el proyecto tanto en tiempo como en presupuesto. Entre las funciones básicas de la dirección de proyecto se incluyen la planificación de las tareas de proyecto , la elección del equipo de proyecto , la organización y la planificación de los esfuerzos del proyecto, la dirección del equipo y el control de la evaluación del proyecto.
